Ser freelancer (trabajar por tu cuenta prestando servicios como diseño, fotografía, marketing, programación, consultoría, traducción, entre otros) tiene una gran ventaja: mayor control sobre tu crecimiento, tus clientes y tu tiempo.
Sin embargo, también implica una responsabilidad importante: si no ordenas correctamente tus deducciones, puedes terminar pagando más impuestos de los necesarios.
La pregunta clave no es solo “¿qué puedo deducir?”, sino:
- ¿Qué gastos acepta el SAT como deducibles para un freelancer?
- ¿Qué requisitos deben cumplir tus facturas (CFDI) y tus pagos?
- ¿Qué cambia según estés en RESICO o en Actividad Empresarial / Servicios Profesionales?
En México, millones de personas trabajan por cuenta propia. De acuerdo con INEGI, en noviembre de 2025 aproximadamente 13.0 millones de personas (21.7%) trabajaron de manera independiente o sin contratar empleados.
Esto significa que una parte muy relevante de la población obtiene ingresos independientes… y muchos pierden dinero cada año por no deducir correctamente o por hacerlo de forma incorrecta.
1) ¿Qué significa “deducir” para un freelancer?
En términos prácticos, deducir consiste en restar ciertos gastos autorizados a tus ingresos (según tu régimen fiscal) para calcular el impuesto a pagar.
Para que un gasto sea deducible debe:
- Cumplir con los requisitos legales y fiscales.
- Tener relación directa con tu actividad.
- Ser considerado estrictamente indispensable para generar ingresos.
La Ley del ISR establece este criterio de “indispensabilidad”, y el SAT refuerza reglas operativas clave:
– CFDI correctamente emitido, RFC correcto y pago mediante medios electrónicos (transferencia, tarjeta, cheque nominativo, etc.).
En la práctica:
Si un gasto sí se utiliza para trabajar, pero no se facturó correctamente o el CFDI tiene errores, fiscalmente no cuenta.
2) El punto clave que genera más confusión: tu régimen fiscal
Este es uno de los aspectos más importantes y, al mismo tiempo, más mal entendidos.
A) Freelancer en Actividad Empresarial y Servicios Profesionales
Es el esquema más común cuando se busca deducir gastos operativos.
Aquí, en general, sí es posible deducir gastos indispensables para la actividad, siempre que se cumplan los requisitos fiscales.
B) Freelancer en RESICO (Régimen Simplificado de Confianza)
RESICO fue diseñado para simplificar el cumplimiento y suele manejar tasas bajas, pero el esquema de deducciones no funciona igual.
En este régimen es importante considerar que:
- Se pueden aplicar deducciones personales en la declaración anual (con reglas y topes).
- No se opera bajo el mismo esquema de “deduzco todos los gastos del negocio para bajar ISR” como en Actividad Empresarial, y esto depende de cada caso y de cómo se esté cumpliendo.
Por eso, antes de asumir beneficios, es necesario revisar la situación completa.
En planeación fiscal, la pregunta real suele ser: ¿qué régimen conviene más según el nivel de ingresos y gastos reales?
3) ¿Qué gastos puede deducir un freelancer?
(Gastos operativos comunes y ejemplos)
A continuación se presentan los rubros más habituales que un freelancer suele poder deducir cuando tributa en un esquema que permite deducciones operativas, siempre que se cumplan los requisitos fiscales. Puede servir como una guía o checklist.
3.1 Equipo de trabajo y tecnología
Incluye, entre otros:
- Laptop o computadora de escritorio
- Monitor, teclado, mouse, discos duros
- Cámara, micrófono, iluminación (si la actividad lo requiere)
- Impresora o escáner (cuando aplica)
- Teléfono celular cuando es una herramienta real de trabajo
Ejemplos:
- Community manager que adquiere una laptop para gestión de cuentas y reportes.
- Fotógrafo que compra cámara, lentes y memorias.
- Traductor que utiliza laptop, audífonos profesionales y software especializado.
Buenas prácticas:
Solicitar CFDI con datos correctos y conservar una justificación básica del uso del equipo en la actividad.
3.2 Software, suscripciones y herramientas digitales
Aquí se incluyen:
- Herramientas de diseño, edición y productividad
- Plataformas de email marketing, CRM, hosting y dominios
- Almacenamiento en la nube, sistemas de facturación o gestión
Ejemplo:
Uso de una plataforma para administrar proyectos y entregar archivos a clientes.
3.3 Servicios indispensables para operar
- Internet (hogar o cowork)
- Telefonía móvil usada para clientes, entregas o gestión
- Electricidad cuando se trabaja desde casa y se puede justificar el uso
Estos gastos suelen ser deducibles cuando existe una lógica clara de uso profesional.
3.4 Renta de espacio de trabajo
- Coworking
- Oficina o consultorio
- Espacios rentados por sesión o por día
Ejemplo:
Uso de cowork para juntas con clientes, lo cual se justifica por imagen profesional y operación del servicio.
3.5 Marketing, publicidad y ventas
- Publicidad digital facturada correctamente
- Diseño de marca e identidad
- Página web y mantenimiento
- Fotografía profesional
- Material impreso utilizado para captar clientes
3.6 Capacitación y actualización profesional
- Cursos, certificaciones y talleres
- Congresos relacionados con la actividad
- Libros especializados (según el caso)
3.7 Servicios profesionales contratados
- Contabilidad y asesoría fiscal
- Servicios legales
- Diseño subcontratado
- Asistentes virtuales o soporte operativo
3.8 Transporte y viáticos por trabajo
- Traslados a citas con clientes
- Estacionamientos y casetas
- Transporte facturado
En este rubro, la trazabilidad y justificación son fundamentales.
4) Deducciones personales en la declaración anual
Independientemente de ser freelancer, el SAT permite deducciones personales con límites.
El límite global es:
5 UMA anuales o 15% de los ingresos, lo que resulte menor. Para 2025, 5 UMA anuales equivalen aproximadamente a $206,367.60.
Incluyen, entre otros:
- Gastos médicos y hospitalarios
- Seguro de gastos médicos
- Colegiaturas (con topes por nivel)
- Aportaciones al retiro
- Intereses reales de crédito hipotecario
Siempre con CFDI correcto y pago electrónico desde cuentas a nombre del contribuyente.
5) Requisitos prácticos para que las deducciones sean válidas
Checklist básico:
- El gasto tiene relación directa con la actividad.
- CFDI correctamente emitido (RFC, concepto, uso).
- Pago con medios electrónicos.
- Conservación de XML, PDF y comprobantes de pago.
- Registro o nota interna que explique el uso del gasto, cuando aplique.
6) Ejemplos por tipo de freelancer
Marketing, diseño, contenido
Equipo, software, internet, publicidad, cowork.
Programador / TI
Equipo de cómputo, licencias, hosting, certificaciones.
Fotógrafo / videógrafo
Cámara, iluminación, software, renta de estudio, traslados.
Consultor / coach / asesor
Herramientas de videollamada, cursos, página web, contabilidad y contratos.
7) Errores comunes que generan pérdidas
- No pedir factura.
- Pagar gastos desde cuentas de terceros.
- Deducir gastos personales sin sustento.
- CFDI con errores no corregidos.
- No separar finanzas personales y profesionales.
Un freelancer sí puede deducir muchos gastos, pero la regla central es clara:
Solo es deducible lo que es comprobable, congruente con la actividad y correctamente facturado y pagado.
Además:
- Las deducciones operativas dependen del régimen fiscal.
- Las deducciones personales tienen límites.
- El orden fiscal no es solo contabilidad: es planeación financiera para que el ingreso rinda más.
Si deseas revisar tu caso como freelancer (régimen, deducciones reales y orden fiscal para no pagar de más), escríbenos a:
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